Dossier d'admission en EHPAD : ViaTrajectoire, pièces à fournir et délais

Pour entrer en EHPAD, il faut déposer un dossier d'admission, aujourd'hui le plus souvent via la plateforme numérique ViaTrajectoire. Ce dossier unique comprend un volet administratif rempli par la personne ou ses proches et un volet médical rempli par le médecin. Il peut être envoyé à plusieurs établissements en même temps, gratuitement. La démarche est simple en théorie, mais les délais d'attente varient beaucoup selon les territoires : il vaut mieux déposer le dossier avant l'urgence, quitte à ne l'activer que plus tard.

Qu'est-ce que ViaTrajectoire ?

ViaTrajectoire est un service public numérique d'aide à l'orientation, déployé dans la plupart des régions, qui permet de faire une demande d'admission en établissement pour personnes âgées. Il remplace en pratique le formulaire papier, bien que celui-ci reste disponible sur service-public.fr pour les personnes qui ne peuvent pas utiliser l'outil. La plateforme n'est pas un organisme de placement : elle transmet votre dossier aux établissements que vous choisissez, et ceux-ci l'examinent selon leurs critères et leurs places disponibles.

Vous pouvez créer le dossier vous-même, avec un proche, avec l'aide d'un travailleur social (hôpital, CCAS, département) ou d'un professionnel de santé.

Les deux volets du dossier

Le volet administratif comprend : l'identité de la personne, sa situation familiale, ses ressources de manière synthétique, les coordonnées de la personne de confiance ou du représentant légal, le choix de l'établissement, des préférences (chambre seule, proximité).

Le volet médical est rempli par le médecin traitant ou un médecin hospitalier : pathologies, traitements, niveau d'autonomie (grille AGGIR ou équivalent), besoins de soins. Il est confidentiel et n'est accessible qu'aux professionnels habilités. Un volet médical incomplet ou ancien retarde l'étude du dossier : relancez le médecin et assurez-vous qu'il soit à jour.

Pièces à préparer

Catégorie	Pièces habituelles
Identité	Pièce d'identité, livret de famille ou acte de naissance
Santé	Carte Vitale, attestation de la complémentaire santé, ordonnances en cours
Ressources	Avis d'imposition, justificatifs de retraites, pensions, aides perçues
Protection juridique	Jugement de tutelle ou curatelle, mandat de protection future le cas échéant
Aides	Notification d'APA si déjà perçue, attestation d'aide au logement

Les établissements peuvent demander des pièces supplémentaires au moment de l'admission (assurance responsabilité civile, RIB, photos). Préparez un dossier papier de secours en plus du numérique.

Étapes de la démarche

Évaluez le besoin avec le médecin traitant et, si possible, une équipe médico-sociale.
Choisissez plusieurs établissements, en variant les statuts et les distances, grâce au portail pour-les-personnes-agees.gouv.fr et à vos visites.
Créez le dossier sur ViaTrajectoire, remplissez le volet administratif, demandez au médecin de remplir le volet médical.
Transmettez la demande aux établissements choisis. Chacun accuse réception et vous indique sa position (liste d'attente, entretien, visite).
Suivez l'évolution : les établissements répondent « en attente », « admission possible » ou « refus ». Répondez rapidement quand une place se libère.
Mettez à jour le dossier si l'état de santé évolue.

Les délais

Le délai d'attente dépend de la tension locale : certaines zones disposent de places rapidement, d'autres affichent plusieurs mois. Comme vous pouvez candidater à plusieurs établissements, multipliez les demandes réalistes. Les entrées en urgence (sortie d'hôpital) passent souvent par l'assistant social de l'hôpital, qui connaît les places disponibles et peut orienter vers un hébergement temporaire en attendant. Ne comptez pas sur un chiffre unique de délai : il change selon le territoire et la période.

Après l'acceptation

L'établissement propose un rendez-vous d'admission, où vous recevez le livret d'accueil, le règlement de fonctionnement et le contrat de séjour. Le guide Contrat de séjour en EHPAD détaille ce qu'il doit contenir. Prévoyez le dépôt de garantie éventuel, la déclaration de changement d'adresse, le transfert du courrier, et l'information des organismes de retraite, de la CAF et de la mutuelle.

Les erreurs à éviter

Ne déposer le dossier qu'à un seul établissement.
Laisser le volet médical périmé : certains établissements demandent une mise à jour.
Ne pas informer l'établissement d'un changement d'adresse ou de téléphone : la place peut être attribuée à un autre.
Refuser la première proposition sans y réfléchir : un EHPAD « moins idéal » peut être une solution d'attente, avec possibilité de transfert ultérieur.
Attendre la crise pour commencer.

Quand demander de l'aide

Le service social du département, le CCAS de la commune, un CLIC ou l'assistant social de l'hôpital peuvent aider à créer le dossier et à contacter les établissements. Pour une personne protégée juridiquement, le tuteur ou curateur doit être associé aux démarches.

Questions fréquentes

Faut-il payer pour s'inscrire sur ViaTrajectoire ?

Non, le service est gratuit pour les usagers. Méfiez-vous des sites qui demandent de l'argent pour « réserver » une place.

Peut-on s'inscrire sans l'accord de la personne ?

L'admission suppose son consentement ou celui de son représentant légal. L'entrée contre son gré n'est possible que dans le cadre de mesures de protection légales précises.

Combien d'établissements peut-on choisir ?

Plusieurs, selon les limites de la plateforme ; il est conseillé d'en choisir un nombre suffisant pour multiplier les chances.

Sources officielles

ViaTrajectoire — plateforme de demande d'admission (le portail régional peut varier)
Portail national pour les personnes âgées — guide de l'entrée en établissement
Service-Public.fr — dossier de demande d'admission
Ministère chargé des solidarités et de la santé — politiques de l'autonomie